FYUn informe útil para el propietario separa tres cosas que a menudo se mezclan: los ingresos reservados, el dinero realmente cobrado y los costos realmente pagados. Cada línea debe corresponder a una reserva, un depósito bancario o una factura. El dinero de paso, como el impuesto sobre las ventas cobrado y los depósitos de garantía, no debe mostrarse como ingreso del propietario, y cada ajuste o saldo pendiente necesita una breve explicación.
Reservado, cobrado y pagado son tres cifras distintas
Un chárter reservado en marzo para un viaje en mayo, con la mitad pagada por adelantado, genera ingresos en un mes y dinero en dos. Si el informe muestra una sola cifra, el propietario no puede saber si un mes flojo significa menos viajes o pagos más lentos.
- Ingresos devengados: viajes que realmente se hicieron en el período, al precio acordado.
- Dinero cobrado: dinero recibido, incluidos los depósitos de viajes futuros, neto de las comisiones de tarjetas o plataformas, que deben mostrarse como un costo.
- Cuentas por cobrar e importes diferidos: viajes realizados pero no pagados, y depósitos retenidos de viajes que aún no se han hecho.
Elija un método para el contrato y manténgalo. El IRS (Internal Revenue Service, el servicio federal de impuestos) indica en la Publication 538 (en inglés) que el método de caja y el de devengo son los métodos contables más comunes; cuál usa el propietario para sus impuestos es una pregunta para su contador público (CPA), no para el administrador.
Cómo detallar los costos para que el propietario pueda revisarlos
El IRS indica en su página sobre registros contables (en inglés) que los libros deben mostrar los ingresos brutos, las deducciones y los créditos, y que la cuenta corriente del negocio suele ser la fuente principal de los asientos. Es un buen estándar también para un informe al propietario: cada línea de costo debe corresponder a un pago y a un recibo.
Agrupe los costos de la misma forma cada mes:
- Costos de viaje: pago del capitán y la tripulación, combustible, limpieza, aprovisionamiento, comisiones de plataformas y tarjetas.
- Costos fijos: puesto de atraque, seguro, tarifa de administración, suscripciones.
- Mantenimiento y reparaciones: con números de factura, e indicando qué partidas aprobó el propietario por encima del límite acordado.
Adjunte o enlace los recibos. Marque con claridad los recargos del administrador; si el contrato permite un porcentaje sobre repuestos o mano de obra, el informe debe mostrarlo en lugar de esconderlo. La Plantilla de informe mensual al propietario usa este formato.
Impuesto sobre las ventas, depósitos y otro dinero que no es del propietario
Parte del dinero pasa por la cuenta pero pertenece a otra persona. Muéstrelo por separado para no inflar los ingresos del propietario:
- Impuesto sobre las ventas de Florida. Según la regla 12A-1.071, F.A.C. (en inglés), un arrendamiento o alquiler sin tripulación está gravado sobre sus ingresos brutos (la tripulación que el arrendatario contrata con un contrato de trabajo aparte no forma parte de ellos); un cobro por persona en una embarcación de pesca colectiva (head boat) o de fiesta está gravado como una entrada; un chárter con tripulación solo para pescar está exento; y un chárter con tripulación que lleva personas de un punto a otro, en el que el arrendatario no tiene control sobre la operación, se trata como un servicio exento. El impuesto cobrado se le debe al estado, así que inclúyalo como pasivo hasta que se pague. Un chárter turístico privado con tripulación que regresa al muelle no encaja claramente en esas categorías. Una resolución de 2017 del DOR (Department of Revenue, el departamento estatal de ingresos) (TAA 17A-012) trató como servicio no gravado un chárter con tripulación en el que el capitán mantiene el control, mientras que algunos asesores fiscales tratan como gravados los paseos turísticos con tripulación, así que obtenga una respuesta por escrito de un CPA o del Department of Revenue. Encontrará antecedentes en Escenarios del impuesto sobre ventas y uso de embarcaciones en Florida.
- Depósitos de garantía y por daños. Se retienen para el invitado hasta que se cierre el viaje.
- Propinas. Por lo general pertenecen a la tripulación, no al propietario. Cuando los tripulantes son empleados, la ley federal de salarios prohíbe a los empleadores, incluidos los administradores y los propietarios que participan en la administración, quedarse con cualquier parte de sus propinas, según el departamento federal de trabajo, el Department of Labor (en inglés).
Ajustes, saldos pendientes y cuánto tiempo conservar los registros
Los reembolsos, las cancelaciones por mal tiempo, los contracargos y los reclamos por daños son donde se rompe la confianza. Para cada uno, muestre el monto original, qué cambió, por qué y si es definitivo. Al final de cada informe, enumere los saldos pendientes de los invitados y las facturas impagas a proveedores, con su antigüedad.
La página del IRS sobre conservación de registros (en inglés) indica que los registros se conservan 3 años en la mayoría de los casos, 6 años si se declararon ingresos de menos por más del 25%, y los registros relacionados con bienes hasta que termine el plazo de prescripción del año en que usted se deshace de ellos. En un yate, eso significa que los registros de compra, mejoras y depreciación pueden tener que conservarse mientras el propietario tenga la embarcación y varios años después. Si el administrador le paga al propietario los ingresos de chárter, pregunte al CPA si corresponde un Form 1099 (formulario federal de declaración informativa); la página del Form 1099-MISC (en inglés) del IRS trata los alquileres y otros pagos.
A un propietario que conozco le mostraron un informe mensual en el que los depósitos de chárter de viajes futuros se contaban como ingresos de ese mes, así que ese mes parecía excelente y el siguiente, terrible. Su CPA pidió al administrador que separara en líneas propias los depósitos, los reembolsos y el impuesto sobre las ventas, y los informes empezaron a tener sentido.
Lo que yo le enviaría a un propietario cada mes
Enviaría arriba una página de resumen: viajes realizados, ingresos devengados, dinero cobrado, costos totales, neto para el propietario y saldo bancario de cierre. Detrás, la lista de reservas, los costos detallados con recibos, los saldos de paso y los asuntos pendientes. Usaría el mismo formato cada mes, para que los cambios resalten. Las condiciones del contrato que fijan las tarifas y los plazos de pago se tratan en Cómo entender los contratos de administración de yates, y la contabilidad general en Registros contables del negocio náutico.
Su lista práctica para empezar
- Informe en líneas separadas los ingresos devengados, el dinero cobrado y los saldos pendientes.
- Detalle cada costo por categoría, con una factura o un recibo que lo respalde.
- Muestre el impuesto sobre las ventas cobrado, los depósitos de garantía y las propinas como importes de paso, no como ingresos del propietario.
- Explique cada reembolso, cancelación, contracargo o ajuste por daños y si es definitivo.
- Concilie el informe con el estado de cuenta bancario y conserve los registros durante el tiempo que le indique su CPA.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe incluir un informe al propietario en la administración de un yate?
Debe mostrar los viajes realizados y los ingresos devengados, el dinero realmente cobrado, los costos detallados con recibos, la tarifa de administración, cualquier recargo, los importes de paso como el impuesto sobre las ventas y los depósitos, los saldos pendientes a cobrar o a pagar, y el neto pagado al propietario. Un resumen de una página arriba, con el detalle detrás y el mismo formato cada mes, facilita la revisión.
¿Se cobra impuesto sobre las ventas en un chárter de yate en Florida?
Depende del chárter. La regla 12A-1.071 de Florida grava los alquileres sin tripulación sobre sus ingresos brutos y los cobros por persona en embarcaciones de pesca colectiva o de fiesta como entradas, mientras que un chárter con tripulación solo para pescar, o un viaje con tripulación de un punto a otro que el arrendatario no controla, está exento. Los demás chárteres con tripulación dependen de los hechos, como quién controla la embarcación y cómo se fija el precio, así que consulte con el Florida Department of Revenue o con un CPA.
¿Cuánto tiempo debo conservar los registros de chárter de una embarcación?
El IRS indica que la mayoría de los registros tributarios se conservan 3 años, 6 años si declaró ingresos de menos por más del 25%, y los registros relacionados con bienes hasta que termine el plazo de prescripción del año en que vende o se deshace del bien. En un yate, conserve los registros de compra, mejoras y depreciación mientras sea su propietario y durante varios años después.
¿Deben contarse los depósitos de garantía como ingresos de chárter?
No. Un depósito de garantía o por daños pertenece al invitado hasta que se cierre el viaje. Muéstrelo como un importe retenido y luego pase a ingresos o a una línea de daños, con una explicación, cualquier parte que se retenga por daños. Contar los depósitos como ingresos infla las ganancias del propietario y hace que los reembolsos parezcan pérdidas.
¿Cuál es la diferencia entre los ingresos de chárter y el dinero cobrado?
Los ingresos son lo que se ganó con los viajes que realmente se hicieron en el período. El dinero cobrado es el dinero recibido, que puede incluir depósitos de viajes futuros y pagos de viajes anteriores. Un informe que muestre ambos, con los depósitos diferidos y los saldos pendientes enumerados, permite al propietario ver si los resultados cambiaron por las reservas o por el momento de los pagos.
La siguiente pregunta
Para el proceso completo y las decisiones relacionadas, lea Cómo entender los contratos de administración de yates.
Use la Plantilla de informe mensual al propietario junto con la explicación anterior.
Recursos oficiales
Consulte a la autoridad competente para conocer los requisitos vigentes. Estos recursos indican el siguiente lugar donde verificar; una recomendación práctica no es una determinación de una agencia.
- IRS: qué tipo de registros debo conservar ↗ (en inglés)
- IRS: cuánto tiempo debo conservar los registros ↗ (en inglés)
- Florida Administrative Code: regla 12A-1.071, alquileres, arrendamientos o licencias de uso de bienes muebles tangibles ↗ (en inglés)
- IRS: acerca del Form 1099-MISC, información miscelánea ↗ (en inglés)
- DOL: Fact Sheet #15, empleados que reciben propinas según la FLSA ↗ (en inglés)
- IRS: Publication 538, períodos y métodos contables ↗ (en inglés)
- USCG: control de chárteres ilegales y control en el chárter sin tripulación ↗ (en inglés)
- FWC: lista de verificación del permiso de livery ↗ (en inglés)