FYManeje un negocio náutico a través de su propia cuenta bancaria, registre cada chárter, gasto y aporte del propietario en un libro contable, y conserve los comprobantes que respaldan cada asiento. El Internal Revenue Service (IRS, el servicio federal de impuestos) le permite usar cualquier sistema que muestre con claridad los ingresos y los gastos, y por lo general espera que los registros se conserven al menos 3 años, más tiempo en el caso de bienes como la propia embarcación. En Florida, averigüe también desde el principio si sus chárteres están sujetos a impuestos, porque la norma de Florida trata de forma distinta los alquileres sin tripulación, los cruceros por persona, los chárteres de pesca con tripulación y el transporte con tripulación.
Separe primero el dinero del negocio del dinero personal
El IRS (en inglés) indica que usted puede elegir cualquier sistema de registros que muestre con claridad sus ingresos y gastos, y que para la mayoría de las pequeñas empresas la cuenta corriente del negocio es la fuente principal de los asientos contables. Eso solo funciona si la cuenta contiene transacciones del negocio y nada más.
Para un negocio náutico, adopte tres hábitos desde el primer día:
- Una cuenta y una tarjeta para la embarcación. Los depósitos de los chárteres entran; el combustible, el amarre, el seguro, la tripulación y las reparaciones salen.
- El dinero del propietario se registra como dinero del propietario. Cuando ponga efectivo personal para cubrir una varada, regístrelo como un aporte o un préstamo, no como ingreso. Cuando retire dinero, regístrelo como un retiro.
- El uso personal se registra. Si usted o su familia usan la embarcación, anote las fechas. Su contador público (CPA) lo necesitará para dividir los costos del negocio y los personales.
Use un programa de contabilidad o una hoja de cálculo, pero concílielo con el estado de cuenta bancario cada mes. Nuestra hoja de trabajo de costos de propiedad es un punto de partida para definir las categorías de gastos.
Qué registros debe conservar un negocio de chárter o náutico
El IRS describe los documentos de respaldo como los comprobantes de venta, las facturas pagadas, las facturas emitidas, los recibos, las boletas de depósito y los cheques cancelados que respaldan cada asiento. Para los gastos, sus documentos deben mostrar el beneficiario, el monto, el comprobante de pago, la fecha y una descripción que demuestre que fue un gasto del negocio.
En un negocio náutico, eso suele significar:
- Ingresos: confirmaciones de reserva, facturas, registros de depósitos, estados de liquidación del procesador de tarjetas y de las plataformas, y cualquier formulario 1099 que reciba.
- Costos de operación: combustible, amarre, seguro, sueldos de la tripulación, limpieza, aprovisionamiento, permisos y licencias.
- Pagos a la tripulación y al capitán: un formulario W-9 firmado por cada contratista, cuánto le pagó y cuándo. Las instrucciones del IRS para los formularios 1099-MISC y 1099-NEC (en inglés) exigen un 1099-NEC por cada persona que no sea empleada a la que usted pague al menos 2,000 dólares en un año, para los años tributarios que comiencen después de 2025.
- Mantenimiento: cada orden de trabajo y factura. Estos documentos sirven además como historial de servicio cuando venda; vea registros de mantenimiento de la embarcación.
- La embarcación como activo: el contrato de compra, la liquidación de cierre, el impuesto sobre las ventas pagado y las mejoras importantes. Los necesita para calcular la depreciación y su ganancia o pérdida cuando venda.
Que un capitán o un marinero sea contratista o empleado no lo decide usted con una etiqueta. El IRS analiza el control del comportamiento, el control financiero y el tipo de relación (en inglés); un tripulante habitual al que usted le fija horarios y le da instrucciones puede ser un empleado, con impuestos sobre la nómina y formulario W-2. Resuelva esto con su contador público antes de la primera temporada.
Relacione cada reserva de chárter con el dinero que llegó por ella. Las comisiones de las plataformas, los reembolsos y los depósitos retenidos para fechas futuras son donde los libros se descuadran sin que nadie lo note. Nuestra guía de reservas y pagos de chárter cubre los depósitos y los reembolsos.
Cuánto tiempo conservar los registros de un negocio náutico
La página del IRS sobre cuánto tiempo conservar los registros (en inglés) fija la base en 3 años, con plazos más largos en algunos casos:
- 6 años si no declara ingresos que superen el 25% de los ingresos brutos de su declaración.
- 7 años si declara una pérdida por valores sin valor o una deducción por deudas incobrables.
- Al menos 4 años para los registros de impuestos sobre la nómina, si tiene empleados.
- Indefinidamente si no presenta una declaración o si presenta una fraudulenta.
Los registros relacionados con bienes son los de plazo más largo en un negocio náutico. El IRS indica que deben conservarse hasta que venza el plazo de prescripción del año en que usted se deshace del bien, porque los necesita para la depreciación y para calcular la ganancia o pérdida en la venta. En la práctica, eso significa que los registros de compra y de mejoras de la embarcación se conservan mientras usted sea su propietario, más varios años. Las aseguradoras y los prestamistas también pueden pedir que se conserven más tiempo.
El impuesto sobre las ventas de Florida en chárteres y alquileres de embarcaciones
Florida grava cada venta, entrada, almacenamiento o alquiler, salvo que esté exento, y los negocios con actividad gravable deben registrarse ante el Department of Revenue (en inglés) (DOR, el departamento estatal de ingresos) antes de empezar. La forma en que se grava un negocio náutico depende de cómo organice sus chárteres. La norma de Florida sobre alquileres, la regla 12A-1.071 (en inglés), traza estas líneas:
- Sin tripulación: los ingresos por alquiler están gravados cuando usted no proporciona tripulación, o cuando el arrendatario contrata a la tripulación mediante un contrato aparte.
- Embarcaciones de pesca colectiva y de fiestas (head boats y party boats): un cargo por persona para paseos turísticos, cruceros con cena, recreación o pesca, con la tripulación del propietario al mando, está gravado como entrada.
- Chárteres de pesca con tripulación: un chárter con tripulación proporcionada exclusivamente para pescar está exento.
- Transporte con tripulación: un chárter con tripulación que lleva personas de un punto a otro sin que el arrendatario tenga el control se trata como un servicio exento.
Cuando un chárter está gravado, también se aplica el recargo discrecional del condado sobre las ventas: la sección 212.054 de los Estatutos de Florida (en inglés) lo aplica sobre los mismos alquileres y entradas que grava el estado, a la tasa del condado donde se realiza la venta. El impuesto de desarrollo turístico del condado de la sección 125.0104 (en inglés) está redactado para estadías cortas en hoteles, apartamentos, condominios y alojamientos similares, y las embarcaciones no están en esa lista; si alquila una embarcación para pasar la noche, consulte al recaudador de impuestos del condado.
La mayoría de los chárteres reales no encajan con claridad, así que obtenga una respuesta por escrito de un contador público de Florida o del DOR antes de fijar sus precios. Sus libros deben mostrar por separado las ventas gravadas y las exentas, y el recargo. Para un esquema sin tripulación, lea chárteres sin tripulación en Florida.
El DOR publicó un aviso de corrección de la regla 12A-1.071 en octubre de 2026, así que revise el texto vigente en flrules.org antes de basarse en ella.
Lo que yo haría para mantener los libros en orden
Yo cerraría los libros cada mes: conciliaría las cuentas bancarias y de tarjetas, relacionaría cada chárter con su pago y miraría la ganancia por salida después del combustible, la tripulación y las comisiones de las plataformas. Los totales anuales esconden las salidas que pierden dinero.
También haría que el negocio se viera como un negocio. El IRS enumera los factores que considera para decidir si una actividad es un negocio o un pasatiempo (en inglés), empezando por si usted la maneja de forma profesional, con libros completos y precisos. Una embarcación que lleva sobre todo a los amigos del propietario y muestra pérdidas todos los años llama la atención. Antes del primer año tributario, reúnase con un contador público que conozca las operaciones de chárter. Los costos que hay que presupuestar están en precios y costos de chárter.
Su lista práctica para empezar
- Abra una cuenta bancaria y una tarjeta exclusivas para el negocio náutico antes del primer chárter.
- Registre los aportes y retiros del propietario por separado de los ingresos por chárter.
- Conserve un recibo o una factura de cada gasto que muestre el beneficiario, el monto, la fecha y el propósito.
- Concilie los libros con los estados de cuenta bancarios y de las plataformas cada mes.
- Obtenga una respuesta por escrito sobre si sus chárteres están sujetos al impuesto sobre las ventas de Florida y, si es así, regístrese ante el DOR.
- Conserve los registros de compra y de mejoras de la embarcación mientras sea su propietario, más el plazo de prescripción del IRS.
Preguntas frecuentes
¿Qué registros exige el IRS a una pequeña empresa?
El IRS le permite usar cualquier sistema que muestre con claridad los ingresos y los gastos, con libros que muestren los ingresos brutos, las deducciones y los créditos. Conserve los documentos de respaldo de cada asiento: comprobantes de venta, facturas emitidas, recibos, boletas de depósito, facturas pagadas y cheques cancelados. Para los gastos, los registros deben mostrar el beneficiario, el monto, el comprobante de pago, la fecha y una descripción del propósito comercial.
¿Cuánto tiempo debo conservar los registros tributarios del negocio?
Por lo general, 3 años desde la presentación, según el IRS. Consérvelos 6 años si declara ingresos por debajo de lo real en más del 25% de los ingresos brutos, 7 años en caso de una deuda incobrable o una pérdida por valores sin valor, y al menos 4 años para los registros de impuestos sobre la nómina. Los registros relacionados con bienes, como una embarcación, deben conservarse hasta que termine el plazo de prescripción del año en que usted la vende o se deshace de ella.
¿Debo cobrar impuesto sobre las ventas por un chárter en Florida?
Depende del chárter. Según la regla 12A-1.071 de Florida, los alquileres sin tripulación están gravados, y los cargos por persona en embarcaciones de pesca colectiva o cruceros turísticos están gravados como entradas, con el recargo del condado además. Un chárter con tripulación exclusivamente para pescar está exento, igual que el transporte con tripulación en el que el arrendatario no tiene el control. Muchos chárteres quedan en un punto intermedio, así que consulte a un contador público de Florida o al Department of Revenue antes de fijar sus precios.
¿Puede el IRS considerar un pasatiempo un negocio de embarcaciones de chárter?
Sí, si no se maneja con una intención real de obtener ganancias. El IRS considera factores como si usted lleva libros completos y precisos, cuánto tiempo y esfuerzo le dedica, si depende de esos ingresos, el disfrute personal que implica y su historial de ganancias. Ningún factor por sí solo lo decide. Los ingresos de un pasatiempo igual deben declararse, y el IRS indica que las pérdidas de un pasatiempo no se pueden deducir de otros ingresos.
¿Debe un negocio de chárter tener su propia cuenta bancaria?
Sí. El IRS señala que para la mayoría de las pequeñas empresas la cuenta corriente del negocio es la fuente principal de los asientos contables, lo que solo funciona si el dinero del negocio y el personal se mantienen separados. Una cuenta separada facilita conciliar los chárteres con los pagos, mostrar con claridad los aportes y retiros del propietario y respaldar su declaración si alguna vez la revisan.
La siguiente pregunta
Para el proceso completo y las decisiones relacionadas, lea El costo de tener una embarcación en Florida.
Recursos oficiales
Consulte a la autoridad competente para conocer los requisitos vigentes. Estos recursos indican el siguiente lugar donde verificar; una recomendación práctica no es una determinación de una agencia.
- IRS: qué tipo de registros debo conservar ↗ (en inglés)
- IRS: cuánto tiempo debo conservar los registros ↗ (en inglés)
- IRS: cómo distinguir entre un pasatiempo y un negocio ↗ (en inglés)
- Florida Department of Revenue: impuesto sobre ventas y uso de Florida ↗ (en inglés)
- Florida Administrative Code (código administrativo de Florida), regla 12A-1.071: alquileres, arrendamientos o licencias de uso de bienes muebles tangibles ↗ (en inglés)
- IRS: Publication 525 (2025), ingresos tributables y no tributables (actividades sin fines de lucro, pérdidas de pasatiempos) ↗ (en inglés)
- IRS: instrucciones para los formularios 1099-MISC y 1099-NEC ↗ (en inglés)
- Florida Statutes (Estatutos de Florida) s. 212.054: recargo discrecional sobre las ventas ↗ (en inglés)
- FLHSMV: titulación y registro de embarcaciones ↗ (en inglés)
- FWC: normas de navegación de Florida ↗ (en inglés)