Cómo entender los contratos de administración de yates

Un contrato de administración de yates es el contrato que establece qué hace un administrador por un propietario, qué puede gastar y firmar el administrador, cómo se manejan el dinero y los registros, y cómo termina el acuerdo. En Florida importa sobre todo cuando la embarcación se ofrece en chárter, porque el contrato determina quién es el operador a los ojos de la Guardia Costera de Estados Unidos (U.S. Coast Guard), quién contrata y dirige a la tripulación y quién asume el riesgo. Ponga por escrito el alcance, los límites de autoridad y las condiciones de salida antes de que el administrador reciba las llaves.

Defina exactamente qué hace y qué no hace el administrador

"Administración integral" significa cosas distintas según la empresa. En lugar de eso, enumere los servicios:

Tripulación: reclutamiento, verificación de credenciales, nómina, horarios y pruebas de drogas cuando se requieran.
Mantenimiento: servicio programado, trabajos en astillero, reclamos de garantía y el registro de mantenimiento.
Cumplimiento: renovaciones del registro o de la documentación, inspecciones de la Guardia Costera si la embarcación es inspeccionada, y renovaciones del seguro.
Operaciones de chárter, si las hay: mercadeo, reservas, contratos, pagos de los invitados e impuestos.
Cuentas: pago de facturas con fondos del propietario e informes mensuales.

Indique también lo que queda excluido, como vender la embarcación o las grandes remodelaciones. Si el administrador va a contratar tripulación, asume obligaciones legales: según el 46 CFR 15.401 (en inglés), nadie puede emplear a una persona en un puesto que requiera una credencial de la Guardia Costera a menos que la tenga y trabaje dentro de sus límites. Consulte Cómo contratar tripulación y verificar sus calificaciones y Cómo definir las responsabilidades del propietario y del administrador.

Autoridad para gastar y quién puede comprometer la embarcación

Esta cláusula protege al propietario más que ninguna otra. La ley federal presume que la persona a quien se confía la administración de la embarcación en el puerto de suministro, o un agente designado por el propietario, tiene autoridad para encargar bienes y servicios necesarios (necessaries), como reparaciones y suministros (46 U.S.C. 31341 (en inglés)). Un proveedor que los suministra por un pedido autorizado obtiene un gravamen marítimo sobre la embarcación. Por eso, las compras de un administrador pueden terminar convertidas en reclamaciones contra el propio yate.

Fije un límite de rutina que el administrador pueda gastar sin preguntar, un umbral que requiera la aprobación por escrito del propietario y una excepción para emergencias con un tope y un plazo para avisar. Nuestra guía Autorización de mantenimiento y control de gastos explica los niveles.

Trate aparte la autoridad para firmar. ¿Puede el administrador firmar contratos de chárter, órdenes de trabajo del astillero o contratos de tripulación en nombre del propietario? Si es así, ¿por qué montos y qué tipos de documentos?

Uso en chárter, funciones ante la Guardia Costera y licencias

Si la embarcación lleva invitados que pagan, el contrato debe indicar quién es el operador. En una embarcación inspeccionada, el Certificado de Inspección nombra al propietario y al operador administrador (46 CFR 176.103 (en inglés)), y un cambio de operador administrador o de propietario exige solicitar un certificado modificado (46 CFR 176.120 (en inglés)). Deje por escrito quién presenta esa solicitud cuando un administrador empieza o se va.

Tenga cuidado con las estructuras sin tripulación. Si el propietario o el administrador proporciona o designa a la tripulación, la Guardia Costera trata el chárter como un chárter con tripulación, lo llame como lo llame la documentación (46 CFR 175.110 (en inglés) se refiere a la tripulación proporcionada o designada por el propietario o por su representante). Nuestra guía Chárter sin tripulación o chárter con capitán explica el límite.

Vender el yate es otro trabajo. La Yacht and Ship Brokers' Act (ley de corredores de yates y buques) de Florida define al bróker como quien, a cambio de una compensación, vende, compra, pone en listado o negocia la venta de yates para otros, y al yate como una embarcación de más de 32 pies usada para recreo o dada en chárter a otros para recreo (sección 326.002 de los Estatutos de Florida (en inglés)). Si la embarcación mide más de 32 pies, un administrador que además vaya a venderla a cambio de honorarios necesita una licencia del Department of Business and Professional Regulation (DBPR, el departamento estatal de regulación profesional), o debe recurrir a un bróker con licencia.

Fondos del propietario, informes y cómo termina el contrato

Dinero. Indique si los fondos del propietario están en una cuenta separada, qué fondo de operación maneja el administrador, cómo fluyen los ingresos de chárter y cuándo se pagan, y cómo se calcula la tarifa de administración. Los administradores suelen cobrar una tarifa mensual fija, un porcentaje de los ingresos de chárter o una combinación, así que el contrato debe decir cuál y qué cubre. Pida recibos que respalden cada línea.

Impuesto sobre las ventas. Florida grava los chárteres de forma distinta según cómo se operen. Según la regla 12A-1.071, F.A.C. (en inglés), un alquiler sin tripulación está gravado sobre sus ingresos brutos; un chárter con tripulación que lleva personas de un punto a otro, en el que el arrendatario no tiene control sobre la embarcación, es un servicio exento; y un viaje con tripulación cobrado por persona para paseos turísticos, cenas a bordo o actividades similares está gravado como una entrada. Deje por escrito quién se registra ante el Department of Revenue (el departamento estatal de ingresos) y quién cobra y remite el impuesto, y pida a un contador público (CPA) que confirme qué tratamiento corresponde a sus chárteres.

Informes. Un estado de cuenta mensual que detalle los ingresos, cada gasto con su nivel de aprobación, los trabajos próximos y cualquier incidente. Nuestra Plantilla de informe mensual al propietario muestra un formato.

Seguro. Quién asegura el casco, la responsabilidad civil y la tripulación, si el administrador debe figurar en la póliza del propietario y si el administrador tiene su propia cobertura.

Terminación. Plazo de preaviso, terminación por causa justificada y una lista de entrega: bitácoras, llaves, códigos, manuales, expedientes de la tripulación, facturas pendientes, fondos no usados, reservas futuras y depósitos de los invitados. Las facturas impagas de amarre o del astillero no desaparecen cuando se va un administrador; una marina de Florida puede tener un gravamen posesorio sobre la embarcación por ellas (sección 328.17 de los Estatutos de Florida (en inglés)). Los registros deben seguir disponibles después, porque el IRS (Internal Revenue Service, el servicio federal de impuestos) espera que los registros tributarios se conserven al menos tres años en la mayoría de los casos, y los registros de impuestos sobre la nómina, como la de la tripulación, al menos cuatro años (guía del IRS (en inglés)).

Lo que yo exigiría antes de firmar

Yo leería el contrato pensando en un mes malo, no en uno bueno: una falla del motor, un chárter cancelado, un tripulante que renuncia a mitad de temporada. Si el contrato no dice quién decide, quién paga y quién avisa al propietario en cada caso, no está terminado.

Un propietario que conozco firmó un contrato de administración sin ninguna cláusula sobre cómo podía terminarlo cualquiera de las partes. Cuando quiso pasar la embarcación a un nuevo administrador a mitad de temporada, hicieron falta semanas de cartas para acordar el preaviso y quién se quedaba con los depósitos de los próximos chárteres.

También me aseguraría de que el seguro del administrador y la póliza del propietario encajen, sobre todo si la embarcación se ofrece en chárter, y pediría a un abogado marítimo que revisara las cláusulas de indemnización y responsabilidad, que esta guía no pretende resolver. Un CPA debería revisar cómo se declaran los ingresos y los gastos de chárter.

Su lista práctica para empezar

Enumere los servicios incluidos y excluidos, incluido si el administrador opera chárteres.
Fije en el contrato los niveles de gasto, la autoridad para firmar y un tope para emergencias.
Decida quién es el operador en cualquier uso de chárter y quién actualiza los documentos ante la Guardia Costera.
Acuerde cómo se mantienen los fondos del propietario, cómo se calculan las tarifas y qué contiene el informe mensual.
Redacte una cláusula de terminación con preaviso, una lista de verificación para la entrega y una liquidación final.
Pida a un abogado marítimo y a su aseguradora que revisen el borrador antes de firmar.

Preguntas frecuentes

¿Qué hace una empresa de administración de yates?

Se encarga de parte o de todo el trabajo de mantener un yate en funcionamiento para el propietario: contratar y dirigir a la tripulación, programar el mantenimiento y los trabajos de astillero, mantener al día el registro, la documentación y el seguro, pagar las facturas con fondos del propietario e informar cada mes. Algunas también operan chárteres. El contrato debe enumerar cuáles de estos servicios están incluidos, porque el alcance varía mucho de una empresa a otra.

¿Qué debe incluir un contrato de administración de yates?

Como mínimo: los servicios incluidos y excluidos, la autoridad del administrador para gastar y firmar, cómo se mantienen y se informan los fondos del propietario, la estructura de tarifas, las responsabilidades de seguro, quién es el operador en cualquier uso de chárter, la confidencialidad, la duración, el preaviso de terminación y una lista de entrega que cubra registros, llaves, fondos y reservas futuras. Un abogado marítimo debe revisar las cláusulas de responsabilidad e indemnización.

¿Puede un administrador de yates poner un gravamen sobre mi embarcación?

Sus proveedores sí pueden. La ley federal presume que la persona a quien se confía la administración de la embarcación puede encargar bienes y servicios necesarios, como reparaciones y suministros, y un proveedor que los suministra por un pedido autorizado obtiene un gravamen marítimo sobre la embarcación. Las marinas de Florida también tienen gravámenes posesorios por amarre y reparaciones impagos. Unos límites de gasto claros y una conciliación mensual reducen ese riesgo.

¿Necesita un administrador de yates una licencia de bróker en Florida?

No para administrar la embarcación. La Yacht and Ship Brokers' Act de Florida otorga licencias a quienes, a cambio de una compensación, venden, compran, ponen en listado o negocian la venta de yates de más de 32 pies para otros. Un administrador que además venda o ponga en listado el yate del propietario a cambio de honorarios necesita una licencia de bróker o de vendedor del DBPR, o debe trabajar con un bróker con licencia.

¿Cómo termino un contrato de administración de yates?

Siga la cláusula de terminación: dé el preaviso exigido, o recurra a la terminación por causa justificada si el contrato lo permite. Pida una liquidación final, la devolución de los fondos no usados y la entrega de bitácoras, llaves, manuales, expedientes de la tripulación, facturas pendientes y reservas futuras. Si la embarcación es inspeccionada, el certificado de la Guardia Costera debe modificarse cuando cambia el operador administrador.

Al asignar el trabajo y la autoridad para gastar, revise Cómo definir las responsabilidades del propietario y del administrador.

Recursos oficiales

Consulte a la autoridad competente para conocer los requisitos vigentes. Estos recursos indican el siguiente lugar donde verificar; una recomendación práctica no es una determinación de una agencia.

Fernando Yemail es el propietario de Feeling Yachty y no es abogado. Yachty Guide ofrece información educativa general y recomendaciones prácticas, no asesoría legal, fiscal, de seguros ni profesional individualizada. Las normas dependen de la embarcación, la actividad y la jurisdicción, y pueden cambiar. Confirme los requisitos vigentes con la autoridad competente y consulte a un profesional debidamente calificado sobre su caso. Aviso legal completo.