Preferencias y privacidad de los invitados

Las preferencias de los invitados son los detalles que permiten a la tripulación de un yate acertar con el viaje: alergias, dietas, bebidas, preparación del camarote, horarios y el nombre con el que a cada invitado le gusta que lo llamen. Recopile solo lo que la tripulación necesita para ofrecer el viaje, compártalo solo con los tripulantes que lo usan y decida desde el principio cuánto tiempo lo conserva y cómo lo elimina. Los datos de salud, los números de pasaporte y los datos de pago requieren el mayor cuidado, y en Florida están cubiertos por una ley de seguridad de datos.

Qué debe incluir una hoja de preferencias del invitado

Una buena hoja de preferencias responde las preguntas que, de lo contrario, la tripulación le haría al invitado el primer día. Empiece por lo que afecta la seguridad, luego la comodidad y después los detalles adicionales.

Primero la seguridad: alergias e intolerancias alimentarias, necesidades médicas que la tripulación debe conocer en caso de emergencia, capacidad para nadar para los deportes acuáticos y edades de los niños.
Comida y bebida: dietas, alimentos que no les gustan, bebidas favoritas, hábitos de café y desayuno, y horarios de comida.
Camarotes y servicio: preferencias de almohadas y ropa de cama, temperatura de la habitación, artículos de aseo y qué tan formal quieren los invitados que sea el servicio.
Planes: horas de llegada, celebraciones, actividades que esperan hacer y cualquier cosa que quieran evitar.

En cuanto a las alergias, pregunte por cada uno de los nueve alérgenos alimentarios principales que enumera la FDA (Food and Drug Administration, la agencia federal de alimentos y medicamentos): leche, huevos, pescado, crustáceos, frutos secos de árbol, maní, trigo, soya y ajonjolí, según la FDA (en inglés). Luego deje espacio para cualquier otra cosa, porque los invitados pueden reaccionar a alimentos fuera de esa lista. Encontrará un formato listo para usar en nuestro Formulario de preferencias del invitado.

Quién a bordo debe ver cada detalle

No todos los tripulantes necesitan cada línea. El chef necesita las alergias y las dietas; el equipo de stews necesita las notas sobre camarotes y servicio; el capitán necesita los datos médicos que afectan la seguridad y el número de invitados. Los marineros a cargo de los deportes acuáticos necesitan saber la capacidad para nadar y las edades de los niños, no la lista de medicamentos de un invitado.

La guía para empresas de la Federal Trade Commission (FTC, la comisión federal de comercio) lo dice claramente: limite el acceso a la información personal a los empleados que necesitan conocerla y retire el acceso cuando alguien se va o cambia de función, según la FTC (en inglés). En un yate, eso significa:

Un resumen breve e impreso de alergias y dietas en la cocina, sin datos de salud no relacionados.
La hoja completa en poder de la chief stew o del capitán, no clavada en el comedor de la tripulación.
Nada de nombres de invitados, camarotes ni planes en los chats grupales de la tripulación ni en publicaciones en redes sociales.
Retirar de las unidades compartidas a los tripulantes que se fueron y cambiar las contraseñas compartidas en cada cambio de tripulación.

Muchos yates también piden a la tripulación que firme acuerdos de confidencialidad. Lea el suyo antes de empezar y pregúntele al capitán si algo no está claro.

Lo que dice la ley de Florida sobre los datos de los invitados

La ley de seguridad de datos de Florida, la sección 501.171 de los Estatutos de Florida (en inglés), se aplica a las "entidades cubiertas": empresas unipersonales, sociedades, corporaciones, fideicomisos y otras entidades comerciales que adquieren, mantienen, almacenan o usan información personal. Eso incluye a una empresa de chárter o de administración de yates que guarda registros de invitados. Si alcanza a un yate de propiedad privada depende de quién tenga los registros. Los abogados señalan que la ley no tiene una excepción para pequeñas empresas, así que la mayoría de los administradores que conozco consideran cubierto cualquier yate gestionado a través de una LLC o de una empresa de administración y protegen los datos de los invitados en consecuencia; confirme la situación de un yate privado con un abogado de Florida.

La definición de información personal de la ley es más amplia de lo que muchas tripulaciones esperan. Cuentan un nombre combinado con un número de pasaporte o de licencia de conducir, el historial o la condición médica, los números de seguro de salud, los datos biométricos o la geolocalización. También cuenta una dirección de correo electrónico con una contraseña. En la práctica:

Proteja los registros electrónicos. La ley exige medidas razonables para proteger y resguardar los datos en formato electrónico que contengan información personal.
Deseche los registros correctamente. Cuando los registros ya no se conservan, deben triturarse, borrarse o dejarse ilegibles de otra forma. Tirar a la basura una lista impresa de pasaportes no basta.
Las filtraciones tienen plazos. Por lo general, se debe notificar a las personas afectadas en Florida a más tardar 30 días después de determinar una filtración, y las filtraciones que afecten a 500 o más residentes de Florida también deben reportarse al Department of Legal Affairs (el departamento estatal de asuntos legales).

Normalmente, la tripulación no decide las políticas, pero a menudo es la que tiene los papeles. Si no está seguro de cuáles son las reglas de su yate, pregúntele al capitán o a la empresa de administración. Las preguntas sobre si la ley se aplica a una operación concreta corresponden a un abogado de Florida. Los registros que el yate debe conservar sobre los invitados de chárter se tratan en registros de identificación de clientes de chárter.

Dónde se equivocan las tripulaciones con la privacidad de los invitados

La mayoría de los problemas no son hackeos. Son hábitos cotidianos que dejan datos a la vista.

Recopilar demasiado. Un formulario que pide historiales médicos completos, copias escaneadas de pasaportes y cumpleaños cuando el viaje solo necesita alergias y horas de llegada crea riesgos sin mejorar el servicio. El consejo de la FTC es que, si no tiene una necesidad comercial legítima de información sensible, no la recopile.
Hojas viejas que nunca desaparecen. Las hojas de preferencias de viajes anteriores se quedan en computadoras portátiles, hilos de correo e impresiones. Acuerde cuándo se eliminan y quién lo hace.
Teléfonos personales. Las fotos de pasaportes o listas de invitados en el teléfono de un tripulante salen de la embarcación con él.
Hablar en tierra. Mencionar a los invitados, contar lo que pasó a bordo o publicar fotos que muestren quién estaba a bordo puede incumplir su contrato y romper la confianza del invitado.

Una vez, un invitado nos pidió no publicar ninguna foto de su chárter porque estaba celebrando algo en privado. La tripulación lo anotó en la reserva, guardó los teléfonos durante el viaje y le envió las fotos directamente a él después, y más adelante volvió a reservar por eso. La privacidad suele ser lo principal en los alquileres VIP de yates en Miami.

Lo que haría yo antes de que lleguen los próximos invitados

Enviaría un solo formulario de preferencias breve, pediría primero las alergias y confirmaría cualquier cosa grave por teléfono o en persona cuando los invitados embarquen. Le daría al chef una copia para la cocina con solo lo que la cocina necesita y dejaría la hoja completa en manos de una sola persona.

Después del viaje, conservaría lo que el propietario o la empresa de administración indique, marcaría los favoritos de los invitados frecuentes si el invitado está de acuerdo, y trituraría o eliminaría el resto. Si es nuevo en el trabajo de interior, la guía para azafatas y camareros y la guía para chief stew explican quién suele encargarse de estos registros a bordo.

Su lista práctica para empezar

Use un solo formulario de preferencias breve que pregunte primero por las alergias y los datos de seguridad.
Confirme en persona las alergias graves y las necesidades médicas cuando los invitados embarquen.
Dele a cada tripulante solo los detalles que su trabajo necesita.
Mantenga los datos de los invitados fuera de los teléfonos personales, los chats grupales y las redes sociales.
Acuerde con el capitán o la empresa de administración cuánto tiempo se conservan los registros y quién los elimina.
Triture las hojas impresas y borre las copias digitales cuando ya no se necesiten.

Preguntas frecuentes

¿Qué es una hoja de preferencias del invitado en un yate?

Es un formulario que los invitados o su bróker de chárter llenan antes de un viaje para que la tripulación pueda prepararse. Suele incluir alergias, dietas, comidas y bebidas favoritas, preferencias de camarote y ropa de cama, actividades, celebraciones y horarios. El chef, las stews y el capitán lo usan para planificar el aprovisionamiento, el servicio y el itinerario, así que las hojas más útiles son breves y ponen primero los datos de seguridad.

¿Puede la tripulación de un yate compartir información de los invitados con otros tripulantes?

Solo lo que cada persona necesita para hacer su trabajo. La FTC recomienda que las empresas limiten el acceso a la información personal a los empleados que necesitan conocerla. En un yate, eso suele significar que el chef ve las alergias y las dietas, las stews ven las notas de servicio y camarotes, y los datos médicos quedan con el capitán o la chief stew. Su contrato o acuerdo de confidencialidad puede fijar reglas más estrictas.

¿La información médica de los invitados de un yate está protegida por la ley de Florida?

La sección 501.171 de los Estatutos de Florida considera información personal el nombre de una persona combinado con información sobre su historial o condición médica. Una entidad comercial que la tenga debe tomar medidas razonables para proteger las copias electrónicas, desechar los registros de forma que no puedan leerse y, por lo general, notificar a las personas afectadas de una filtración, salvo que una investigación demuestre que no es probable que cause robo de identidad o daño financiero. Si una operación concreta de un yate está cubierta es una pregunta para un abogado de Florida.

¿Cuánto tiempo debe conservar un yate las hojas de preferencias de los invitados?

Ninguna regla única fija un plazo para las hojas de preferencias, así que es una decisión del propietario o de la empresa de administración. Consérvelas mientras exista un motivo comercial real, como un invitado frecuente que lo haya aceptado, y luego tritúrelas o bórrelas. La ley de Florida exige que los registros que contienen información personal queden ilegibles cuando se desechan.

¿La tripulación de un yate firma acuerdos de confidencialidad (NDA)?

Muchos tripulantes sí. Los acuerdos de confidencialidad son comunes en los yates privados y de chárter, y suelen cubrir la identidad de los invitados, lo que ocurre a bordo y las fotos. Lea el acuerdo antes de firmarlo, pregunte qué cubre después de que deje el trabajo y busque asesoría legal si alguna cláusula le preocupa. Incluso sin uno, compartir públicamente datos de los invitados puede costarle el trabajo y las referencias.

Para el proceso completo y las decisiones relacionadas, lea Cómo ser azafata o camarero de yate.

Use el Formulario de preferencias del invitado junto con la explicación anterior.

Recursos oficiales

Consulte a la autoridad competente para conocer los requisitos vigentes. Estos recursos indican el siguiente lugar donde verificar; una recomendación práctica no es una determinación de una agencia.

Fernando Yemail es el propietario de Feeling Yachty y no es abogado. Yachty Guide ofrece información educativa general y recomendaciones prácticas, no asesoría legal, fiscal, de seguros ni profesional individualizada. Las normas dependen de la embarcación, la actividad y la jurisdicción, y pueden cambiar. Confirme los requisitos vigentes con la autoridad competente y consulte a un profesional debidamente calificado sobre su caso. Aviso legal completo.