FYRecopile solo la identificación de clientes que su operación realmente necesita, guárdela de forma segura, limite quién puede verla y elimínela según un calendario fijo. Los liveries de Florida deben registrar el nombre, la dirección y la fecha de nacimiento de cada arrendatario, verificar su identificación de educación náutica y conservar el contrato durante al menos un año. Los chárteres con capitán suelen necesitar mucho menos. En cuanto usted guarde números de licencia de conducir o de pasaporte, la ley de seguridad de datos de Florida exige una protección razonable, una eliminación segura y un aviso de filtración dentro de los 30 días.
Lo que Florida realmente le exige recopilar
La respuesta depende de quién maneja la embarcación.
Alquileres para manejar por cuenta propia (liveries). Según la sección 327.54 de los Estatutos de Florida (en inglés), el contrato escrito de un livery debe incluir el nombre, la dirección y la fecha de nacimiento del arrendatario, la cantidad de personas a bordo, la hora de regreso y el nombre, la dirección y el teléfono de un contacto de emergencia. El livery no puede alquilar ninguna embarcación que no sea de propulsión humana, incluidos los veleros, a menores de 18 años. Tampoco puede alquilar a alguien que necesita documentación de educación náutica a menos que la presente, o que muestre una identificación con foto y un certificado del curso dentro de los 90 días siguientes a terminar un curso aprobado. Según la sección 327.395 de los Estatutos de Florida (en inglés), toda persona nacida a partir del 1 de enero de 1988 que maneje una embarcación de 10 hp o más necesita una Boating Safety Education ID card (tarjeta de identificación de educación en seguridad náutica) o una alternativa aceptada, como explica la FWC (en inglés) (Florida Fish and Wildlife Conservation Commission, la comisión estatal de pesca y vida silvestre).
Chárteres con capitán. Cuando usted proporciona el capitán con licencia, los clientes no manejan, así que esas normas de livery no se aplican. Igual le convendrá tener el nombre, el teléfono y el correo del cliente principal, la cantidad de personas y un contacto de emergencia. Recopile más solo si tiene una razón concreta, como un requisito de la aseguradora o un viaje a un puerto extranjero como las Bahamas: una embarcación que llega de un puerto extranjero debe reportarse a la CBP (U.S. Customs and Border Protection, la agencia federal de aduanas y protección fronteriza) al regresar, según el 19 CFR 4.2 (en inglés), y los agentes pueden pedir los documentos de los pasajeros.
La ley de seguridad de datos de Florida en cuanto usted guarda números de identificación
La Information Protection Act de Florida (ley de protección de la información), sección 501.171 de los Estatutos de Florida (en inglés), se aplica a toda entidad comercial que adquiera, mantenga, guarde o use información personal. La información personal incluye un nombre combinado con un número de licencia de conducir, de pasaporte u otro número de identificación oficial, o con un número de tarjeta junto con el código necesario para usarla. Los datos cifrados quedan fuera de la definición.
Lo que exige:
- Medidas razonables para proteger la información personal electrónica.
- Aviso a las personas afectadas a más tardar 30 días después de que usted determine, o tenga razones para creer, que ocurrió una filtración. Las autoridades pueden pedir un aplazamiento, y el aviso no es obligatorio si, después de investigar y consultar con las autoridades, usted determina por escrito que es poco probable que haya daño; conserve esa determinación 5 años y envíela al Department of Legal Affairs (el departamento estatal de asuntos legales) dentro de los 30 días.
- Aviso al Department of Legal Affairs dentro de los 30 días si resultan afectados 500 o más residentes de Florida.
- Aviso de los proveedores: un proveedor de reservas o de almacenamiento que guarda datos por usted debe informarle de una filtración dentro de los 10 días.
- Eliminación de los registros de clientes mediante triturado, borrado u otro método que haga ilegible la información, una vez que ya no los conserve.
No cumplir el plazo de aviso puede costar 1,000 dólares por día durante los primeros 30 días, luego 50,000 dólares por cada período adicional de 30 días hasta 180 días, y hasta 500,000 dólares por filtración después de eso.
Cómo guardar los datos de identificación y limitar quién los ve
La guía de la FTC (Federal Trade Commission, la comisión federal de comercio) Protecting Personal Information (en inglés) lo dice claramente: si no tiene una necesidad comercial legítima de información personal sensible, no la guarde. Para un negocio de chárter, eso significa:
- Registre la verificación, no el documento. Anote que vio una identificación o una tarjeta náutica válida y su tipo, en lugar de guardar una foto, a menos que una norma o su aseguradora exijan una copia. En mi experiencia, las solicitudes de seguro de chárter preguntan por los viajes que usted hace y por quién los capitanea, no piden copias de las identificaciones de los clientes, así que registrar que hizo la verificación suele ser suficiente; lea las condiciones de su póliza para estar seguro.
- No guarde los datos de tarjetas. La FTC desaconseja guardar la información de tarjetas de crédito de los clientes sin una necesidad comercial. Deje que la guarde el procesador de pagos.
- Nunca pida números de Seguro Social a los clientes. La FTC dice que no se usen innecesariamente.
- Acceso mínimo necesario. Los capitanes necesitan la lista de pasajeros y los contactos de emergencia; no necesitan las direcciones ni las fechas de nacimiento en los viajes con capitán.
Guarde los contratos en papel en un archivo con llave y los electrónicos en un sistema con usuarios individuales y autenticación multifactor. Evite guardar datos de clientes en chats de grupo o en teléfonos personales.
Un calendario de conservación y eliminación adecuado para chárteres
Fije la vida de cada registro según la norma más larga que se le aplique, y luego elimínelo:
- Contratos de alquiler de livery: al menos 1 año según la sección 327.54.
- Declaraciones de instrucción previa al alquiler de livery: al menos 90 días según el mismo estatuto.
- Registros de reservas y pagos para efectos fiscales: el IRS (en inglés) (Internal Revenue Service, el servicio federal de impuestos) indica 3 años en la mayoría de los casos y 6 años si se declaran ingresos por debajo de lo debido en más del 25%.
- Registros relacionados con incidentes: conserve todo lo que tenga que ver con un accidente o un reclamo hasta que su aseguradora o su abogado digan lo contrario.
El registro fiscal no necesita el número de identificación del cliente, así que quite los datos de identificación de los registros que conserva para efectos fiscales. Cuando un registro llegue a su fecha final, triture el papel y use una herramienta de borrado seguro para los archivos, ya que la FTC señala que el borrado común puede dejar datos recuperables. Para los registros de incidentes, consulte la evidencia de incidentes en chárteres.
Lo que yo pondría en marcha
Yo tendría una lista de datos de una página: cada dato que se recopila, por qué, quién puede verlo, dónde se guarda y cuándo se elimina. También redactaría un plan breve para filtraciones que nombre a la persona a cargo, como recomienda la FTC, porque el plazo de 30 días de Florida empieza cuando usted tiene razones para creer que ocurrió una filtración, no cuando termina de investigar.
Luego verificaría que cada plataforma de reservas y cada formulario coincidan con la lista. Para la parte de las reservas, consulte los procedimientos de reserva y pago y los requisitos de livery en Florida.
Su lista práctica para empezar
- Haga una lista de cada dato del cliente que recopila y de la razón para hacerlo.
- En los alquileres para manejar por cuenta propia, recopile los datos del contrato que exige la sección 327.54 y verifique la identificación de educación náutica.
- Registre que se verificó una identificación en lugar de guardar copias, a menos que una norma o la aseguradora las exijan.
- Limite el acceso con usuarios individuales y autenticación multifactor, y deje los datos de tarjetas en manos del procesador.
- Fije plazos de conservación por tipo de registro y triture o borre los registros cuando venzan.
- Redacte un plan para filtraciones que cumpla el plazo de aviso de 30 días de Florida.
Preguntas frecuentes
¿Las empresas de alquiler de embarcaciones en Florida tienen que verificar la identificación?
Los liveries que alquilan embarcaciones que manejan los propios clientes deben registrar el nombre, la dirección y la fecha de nacimiento de cada arrendatario y no pueden alquilar ninguna embarcación, salvo las de propulsión humana, a menores de 18 años. Tampoco pueden alquilar a alguien que necesita una Boating Safety Education ID a menos que el arrendatario la presente, o un certificado reciente del curso con una identificación con foto. En la práctica, eso significa verificar una identificación con foto y la tarjeta náutica, según la sección 327.54 y las pautas de la FWC.
¿Cuánto tiempo conservan los contratos de alquiler las empresas de alquiler de embarcaciones en Florida?
Según la sección 327.54 de los Estatutos de Florida, un livery debe conservar cada contrato escrito de alquiler durante al menos 1 año y los formularios de declaración de instrucción previa al alquiler durante al menos 90 días, y ponerlos a disposición de las autoridades cuando los pidan. Los registros que se conservan para efectos fiscales pueden tener que guardarse 3 años o más según las pautas del IRS.
¿Puede una empresa de chárter guardar una copia de mi licencia de conducir?
Puede, pero entonces guarda información personal según la sección 501.171 de Florida y debe protegerla con medidas razonables, eliminarla de forma segura y dar aviso de cualquier filtración dentro de los 30 días. La FTC aconseja a las empresas no guardar datos sensibles sin una necesidad legítima. Muchos operadores simplemente registran que verificaron la identificación en lugar de guardar una copia.
¿Qué tiene que hacer una empresa de Florida después de una filtración de datos?
Según la sección 501.171, debe avisar a cada residente de Florida afectado a más tardar 30 días después de determinar, o de tener razones para creer, que ocurrió una filtración (salvo que las autoridades pidan un aplazamiento o usted documente que es poco probable que haya daño), y avisar al Department of Legal Affairs dentro de los 30 días si resultan afectados 500 o más residentes de Florida. Si más de 1,000 personas necesitan aviso, también hay que informar a las agencias nacionales de informes de crédito del consumidor.
La siguiente pregunta
Para el proceso completo y las decisiones relacionadas, lea Cómo empezar un negocio de chárter en Florida.
Recursos oficiales
Consulte a la autoridad competente para conocer los requisitos vigentes. Estos recursos indican el siguiente lugar donde verificar; una recomendación práctica no es una determinación de una agencia.
- Florida Statutes (Estatutos de Florida) (2026): s. 327.54, alquiler de embarcaciones, normas de seguridad y sanciones ↗ (en inglés)
- FWC: normas e información de seguridad sobre alquiler de embarcaciones ↗ (en inglés)
- Estatutos de Florida (2026), sección 501.171: seguridad de la información personal confidencial ↗ (en inglés)
- FTC: Protecting Personal Information, una guía para empresas ↗ (en inglés)
- IRS: cuánto tiempo debo conservar los registros ↗ (en inglés)
- Estatutos de Florida (2026): sección 327.395, educación en seguridad náutica ↗ (en inglés)
- eCFR: 19 CFR 4.2, informes de llegada de embarcaciones ↗ (en inglés)
- USCG: control de chárteres ilegales y control en el chárter sin tripulación ↗ (en inglés)
- FWC: lista de verificación del permiso de livery ↗ (en inglés)